หน่วยที่ 8 การจัดการเอกสาร
หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถใช้งานเกี่ยวกับ :-
· กำหนดรูปแบบการแสดงเอกสาร
· การเปรียบเทียบและผนวกเอกสาร
· การป้องกันเอกสาร
· การติดตามการเปลี่ยนแปลงเอกสาร
· การกำหนดงานแก้ไขครั้งสุดท้าย
· กำหนดรูปแบบการแสดงเอกสาร
· การเปรียบเทียบและผนวกเอกสาร
· การป้องกันเอกสาร
· การติดตามการเปลี่ยนแปลงเอกสาร
· การกำหนดงานแก้ไขครั้งสุดท้าย
กำหนดรูปแบบการแสดงเอกสาร
งานเอกสารที่สร้างขึ้น คุณสามารถเปลี่ยนมุมมองเอกสารได้หลายแบบ มีขั้นตอนดังนี้
· คลิกแท็บ View จะปรากฏส่วนของหัวข้อ Document Views ให้เลือกมุมมองเอกสารที่ต้องการ
Print Layout มุมมองแบบเหมือนจริง
Full Screen Reading มุมมองแบบเต็มจอ
Web Layout มุมมองแบบเว็บ
Outline มุมมองแบบโครงร่าง
Draft มุมมองแบบหยาบๆ มุมมองปกติจะเป็นแบบ Print Layout
นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ส่วนของหัวข้ออื่นในการดูเอกสารได้อีกด้วย โดยมีรายละเอียดดังนี้
· ที่แท็บ View หัวข้อ Show/Hide
Document Map แสดงหัวข้อทางแถบด้านซ้าย ใช้ร่วมกับการกำหนด Heading จาก Style
Thumbnails แสดงงานเอกสารแต่ละหน้าเป็นแผ่นเล็กๆ เรียงตามลำดับ
งานเอกสารที่สร้างขึ้น คุณสามารถเปลี่ยนมุมมองเอกสารได้หลายแบบ มีขั้นตอนดังนี้
· คลิกแท็บ View จะปรากฏส่วนของหัวข้อ Document Views ให้เลือกมุมมองเอกสารที่ต้องการ
Print Layout มุมมองแบบเหมือนจริง
Full Screen Reading มุมมองแบบเต็มจอ
Web Layout มุมมองแบบเว็บ
Outline มุมมองแบบโครงร่าง
Draft มุมมองแบบหยาบๆ มุมมองปกติจะเป็นแบบ Print Layout
นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ส่วนของหัวข้ออื่นในการดูเอกสารได้อีกด้วย โดยมีรายละเอียดดังนี้
· ที่แท็บ View หัวข้อ Show/Hide
Document Map แสดงหัวข้อทางแถบด้านซ้าย ใช้ร่วมกับการกำหนด Heading จาก Style
Thumbnails แสดงงานเอกสารแต่ละหน้าเป็นแผ่นเล็กๆ เรียงตามลำดับ
การเปรียบเทียบและผนวกเอกสาร
ในกรณีที่คุณสร้างเอกสารหลายไฟล์แล้วต้องการนำข้อมูลในไฟล์เหล่านั้นมาเปรียบเทียบและผนวกรวมกัน มีขั้นตอนดังนี้
1. เปิดไฟล์เอกสารหลักก่อน ในที่นี้ใช้ไฟล์ Meeting.doc
2. คลิกแถบ Ribbon ชื่อ Review à คลิกปุ่ม
3. จะปรากฏคำสั่งให้เลือกใช้ เป็นการนำไฟล์เอกสารมาเปรียบเทียบกันเป็นการนำไฟล์เอกสารมารวมกัน
4. ในที่นี้เลือกคำสั่ง Compare à คลิกช่อง Original document เลือกชื่อไฟล์ต้นฉบับ จากตัวอย่างเลือกไฟล์ Meeting.doc
à คลิกช่อง Revised document เลือกชื่อไฟล์ที่ต้องการนำมาเปรียบเทียบ จากตัวอย่างเลือกไฟล์ Marketting.doc
คลิกปุ่ม เพื่อกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติม
เลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ ปกติจะแสดงผลที่ New document
เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK
5. จะแสดงข้อมูลที่ทำการเปรียบเทียบ ถ้าต้องการนำไฟล์อื่นมาเปรียบเทียบอีก ก็ทำตามขั้นตอนเดิม
6. หลังจากที่ทำการเปรียบเทียบไฟล์เอกสารแล้ว คลิกปุ่ม หรือ เพื่อเลื่อนไปยังตำแหน่งที่มีความแตกต่างกัน จากนั้นคุณสามารถเลือกว่าต้องการยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงได้ โดยคลิกปุ่มบนทูลบาร์
เป็นการยอมรับการเปลี่ยนแปลง
เป็นการปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง
ในที่นี้คลิกลูกศรลงของปุ่ม Accept เลือกคำสั่ง Accept Change เป็นการยอมรับการเปลี่ยนแปลงเฉพาะตำแหน่งข้อมูลปัจจุบันเท่านั้น ถ้าเลือกคำสั่ง Accept All Changes in Document เป็นการยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด
ในกรณีที่คุณสร้างเอกสารหลายไฟล์แล้วต้องการนำข้อมูลในไฟล์เหล่านั้นมาเปรียบเทียบและผนวกรวมกัน มีขั้นตอนดังนี้
1. เปิดไฟล์เอกสารหลักก่อน ในที่นี้ใช้ไฟล์ Meeting.doc
2. คลิกแถบ Ribbon ชื่อ Review à คลิกปุ่ม
3. จะปรากฏคำสั่งให้เลือกใช้ เป็นการนำไฟล์เอกสารมาเปรียบเทียบกันเป็นการนำไฟล์เอกสารมารวมกัน
4. ในที่นี้เลือกคำสั่ง Compare à คลิกช่อง Original document เลือกชื่อไฟล์ต้นฉบับ จากตัวอย่างเลือกไฟล์ Meeting.doc
à คลิกช่อง Revised document เลือกชื่อไฟล์ที่ต้องการนำมาเปรียบเทียบ จากตัวอย่างเลือกไฟล์ Marketting.doc
คลิกปุ่ม เพื่อกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติม
เลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ ปกติจะแสดงผลที่ New document
เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK
5. จะแสดงข้อมูลที่ทำการเปรียบเทียบ ถ้าต้องการนำไฟล์อื่นมาเปรียบเทียบอีก ก็ทำตามขั้นตอนเดิม
6. หลังจากที่ทำการเปรียบเทียบไฟล์เอกสารแล้ว คลิกปุ่ม หรือ เพื่อเลื่อนไปยังตำแหน่งที่มีความแตกต่างกัน จากนั้นคุณสามารถเลือกว่าต้องการยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงได้ โดยคลิกปุ่มบนทูลบาร์
เป็นการยอมรับการเปลี่ยนแปลง
เป็นการปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง
ในที่นี้คลิกลูกศรลงของปุ่ม Accept เลือกคำสั่ง Accept Change เป็นการยอมรับการเปลี่ยนแปลงเฉพาะตำแหน่งข้อมูลปัจจุบันเท่านั้น ถ้าเลือกคำสั่ง Accept All Changes in Document เป็นการยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด
word81.doc | |
File Size: | 308 kb |
File Type: | doc |